关于铁路文书档案管理规则

关于铁路文书档案管理规则

第一章　总　则

第1条　为了加强铁路系统档案管理工作，充分发挥档案的作用，根据党和国家对档案工作的有关规定，特制定本规则。

第2条　档案工作是一门专业，又是党的机要工作，各级党委必须加强对本单位档案工作的领导。

第3条　铁路各级机关、企业、事业单位(以下简称各单位)，都必须认真贯彻执行集中统一管理档案的原则，建立和健全各级档案管理机构，统一管理本单位的党、政档案。各级档案业务管理部门，对所属系统的档案工作，要加强业务指导、监督和检查。

第4条　各单位都必须建立和健全档案工作秩序，加强档案工作科学管理，提高档案工作质量，充分发挥档案在社会主义现代化建设中的作用。

第二章　各级档案工作的机构及其性质和任务

第5条　铁道部档案管理处，是全路档案业务管理部门，其性质，既是党的机构，又是行政机构。它的任务是：负责拟订档案管理制度、规划、计划和措施;总结交流和推广档案工作经验;培训档案工作干部;对铁路系统各单位档案工作进行监督、检查和指导。

铁道部档案馆，是保管铁路系统永久性档案的基地。它的任务是：按照铁道部规定的档案进馆范围，组织接收、整理、保管铁路系统的党、政档案和科学技术档案;收集、编写参考资料和专题史料;提供档案、资料的利用;负责进馆档案的缩微复制工作。

第6条　部属各局、厂、院、校，均应设立档案管理机构(档案科或室)，统一管理本单位的党政档案，并对本系统的档案工作进行业务指导、监督和检查。

各级档案机构，其性质，既是党的机构，又是行政机构。为便于工作，机构应设在行政，并作为直属机构。

第7条　档案室的任务是：

(一)收集、整理、保管和统计机关的档案;

(二)办理档案的出借和阅览，编写必要的查找工具，积极开展档案的利用工作;

(三)进行档案的鉴定工作，对已经超过保管期限的档案，提出存毁意见;

(四)督促和指导文书部门或有关人员把需要归档的文件材料，正确地进行立卷和拟定保管期限，并按规定时间向档案室归档;

(五)定期把具有永久保存价值的档案向档案馆移交;

(六)收集、整理、保管与本机关档案有关的内部参考资料，配合档案提供利用;

(七)办理机关领导人交办的有关档案工作的其他事项。

第8条　各单位根据工作需要，确定足够的定员，配齐胜任档案工作的干部。管理档案的干部，必须政治上完全可靠。

第9条　档案工作干部，应当认真学习马列主义、毛泽东思想和党的方针政策，刻苦钻研业务知识，热爱档案工作，不断提高政治思想和业务水平，努力做到又红又专。

第10条　档案工作，是机要工作的组成部分，必须认真贯彻执行党和国家的保卫、保密制度，按照机要工作的条件，严格要求，以保证所管档案的绝对安全。

第三章　文件材料的归档

第11条　文件材料的立卷归档工作，是文书处理工作的最后一个环节。各单位办理完毕的、具有保存价值的文件材料，都必须由文书处理部门或有关人员收集齐全，分类整理，立成案卷，于次年六月底前，向档案部门移交归档。应立卷归档的文件材料，不允许由承办单位或个人分散保存。

第12条　文件材料立卷的基本原则是：按照文件材料的自然形成规律，保持它们的历史联系。立卷单位，在立卷工作中，应做好下列各项工作：

(一)按照归档范围，将需要归档的文件材料收集齐全、完整;

(二)鉴定文件材料的价值，确定保管期限;

(三)确定文件材料的秘密等级，绝密文件应单独立卷;

(四)按照文件之间的联系，组成案卷。不同保管期限、不同年代的文件材料应分别立卷。问题相同，保管期限又一致的文件材料，不应分开组卷。

第13条　党委(组)、政治部、纪检委和公安局(处)都是独立行文单位，党委(组)与政治部、纪检委和公安局(处)形成的文件，必须分别整理立卷。

第14条　文件和电报，一般应按照内容的联系，统一整理立卷，绝密文电应该单独整理立卷;少数普通文电如果与绝密文电有密切联系，也可以随同绝密文电立卷。

第15条　归档的案卷，应该做到：归档文件齐全完整;分类清楚;标题简明确切;保管期限划分准确;每个案卷必须填写卷内目录;封皮书写要整齐;装订要结实美观;案卷排列要系统，并编有案卷目录，一并向档案部门移交归档。

第四章　档案的整理、保管和统计

第16条　档案整理工作，是档案室和档案馆的重要任务之一。整理工作的基本要求是，使档案系统化，便于保管和利用。其主要内容是，对不合要求的案卷进行加工整理，按全宗分类，系统排列、编制案卷目录。

第17条　档案整理工作，必须坚持按全宗整理的原则。一个单位(包括党、政、工、团)在工作活动中形成的全部档案是一个全宗。同一全宗的档案，不得拆散。不同全宗的档案不得混在一起。

划分档案全宗的原则是：

(一)行政上可以独立行使职权，能够以自己的名义单独对外行文;

(二)财务上是一个独立的会计单位，自己可以单独编造预算或财务计划。

(三)设有专门的人事机构或管理人事的干部，有一定的任免权。

第18条　一个全宗的全部案卷，应该根据档案的来源、产生时间、内容和形式，分门别类区分不同保管期限，进行科学分类，系统排列。排列方法可以结合本单位的实际情况，按照年代——组织机构，组织机构——年代或年代问题等方法进行。

第19条　编制案卷目录要和案卷分类、排列顺序相一致使之准确地反映全宗内案卷的基本内容。

第20条　每个全宗，应该设立全宗卷，把有关全宗历史情况的文件(如机关历史情况，历年档案收集和整理情况、鉴定报告、销毁清册和检查记录等)集中立卷保存。

第21条　各单位必须采用科学方法，做好档案材料的保管工作，建立必要的制度，保护档案材料的安全，延长档案的寿命。具有永久和长期保存价值的档案，如有破损或字迹模糊，应该及时进行修补或复制。

铁道部档案馆对进馆的永久档案，要采用缩微复制多套分存的措施，以保证档案的安全和不受损坏。

第22条　档案库房是保存党和国家机密的重地，必须设在安全地点，结构坚固，室内要保持适当的温度和相对的湿度，并做好防火、防盗、防鼠、防虫、防潮、防尘等事宜。档案库房应由专人负责管理，并建立定期检查和清点制度。

第23条　档案工作人员调动时，必须在离职前，将所管理的档案数量和状况交待清楚，办理交接手续。

第24条　各级档案部门，都应建立必要的登记和统计制度。对档案的收进、移出、保管、利用等情况，进行登记和统计。

第五章　档案的利用

第25条　档案工作人员应该了解本单位的历史和业务，熟悉所保管的档案情况，积极主动开展档案利用工作，为实现铁路现代化建设服务，为科学研究、历史研究服务。

第26条　档案部门，应根据上级有关规定和本单位档案的具体情况，制定档案查阅、摘抄、复制等办法，严格借阅手续，处理好保密和利用的关系。

第27条　档案工作人员，应根据工作需要，主动地编制各种专题目录、索引、卡片等检索工具和重要文件汇集等参考资料。

第28条　绝密档案，必须指定专人借阅，并持有介绍信。要说明借阅理由，经制文单位领导同意，经本单位主管档案部门的领导批准，方可查阅。

第29条　各级党委(组)、政治部、纪检委和公安局(处)归档的档案，除形成档案的部门借用外，其他部门因工作需要借阅时，必须经形成档案部门的负责人批准。

第30条　部属各单位，需调阅本单位已进馆的党委、政治部和纪检委档案时，应持本单位党委介绍信，调阅本单位已进馆的行政档案时，应持本单位行政介绍信，直接向部档案馆办理调阅手续。但调阅外单位已进馆的党、政档案时，需分别持本单位党委和行政介绍信，经主管档案馆工作的领导批准方可调阅。

第31条　借阅档案科(室)保存的档案，只限于在阅览室或办公室查阅，不得将档案带至宿舍或公共场所。

已进馆的档案，一般只能在馆内查阅，如有特殊情况需要借出时，需经主管档案馆工作的领导批准。

第六章　档案的鉴定和销毁

第32条　鉴定档案工作，是档案部门一项经常任务。鉴定档案应根据作者、内容和作用，用历史的、全面的观点去鉴别档案的价值，认真负责地提出处理意见。

第33条　各单位档案部门，应根据《铁路系统文书档案保管期限表》会同有关人员编制适合本单位的《文书档案保管期限表》，经单位领导人批准后，报铁道部档案管理处备案。

第34条　档案的保管期限分为永久、长期、短期三种。

永久保管的档案，是指记述和反映本单位重要工作活动的文件，对国家在政治斗争、经济建设、科学研究和历史查考方面的有广泛的、长远的利用价值的档案。本机关保管一定时期后，应向档案馆移交。

长期保管的档案，是指记述和反映局部性的具体业务带有指示性、规定性的文件以及上级机关和有关主管部门发来的带有原则性、规定性的文件，需要经常查找利用的档案，保管期限为二十年以上。在失去保存价值时经过鉴定、登记、领导批准，可以自行处理，不需要向档案馆移交。

短期保管的档案，是指本单位在短期内(十五年以下)需要查找利用的档案。文件失去使用价值时，经过鉴定、登记、领导批准，可自行销毁。

第35条　档案部门应根据本单位的《文书档案保管期限表》，会同有关部门，定期对已经超过保管期限的档案，进行审查，鉴定，并对确无保存价值的档案材料，编造清册，提出处理意见。

第36条　档案鉴定工作的基本要求是：根据鉴定工作的原则，做到手续清楚，凡是经过变动的案卷，都应将鉴定工作的情况(包括剔出文件内容、鉴定时间、经手人姓名等)，在案卷备考表上注明。

第37条　鉴定工作结束后，应向单位领导人提出档案鉴定工作报告。并附上档案材料销毁清册，经领导批准后销毁。

第38条　销毁档案时，必须严守保密制度，指定专人负责监销，监销人在完成任务后，要在销毁清册上签字。

第七章　档案的移交

第39条　各单位档案非依规定的手续，不得任意分散、转移和销毁。需要永久保管的档案，在本单位保管二十年后，连同“案卷目录”(一式三份)和有关参考工具，一并向铁道部档案馆移交。

第40条　机关撤销、合并或有重大变动时，其档案材料，应由原单位按规定整理好，分别情况，向上级档案管理部门指定的单位移交。

第41条　临时机构形成的档案，在工作结束后，必须进行系统整理，向主管单位的档案部门移交。

第八章　附　则

第42条　各单位可根据本规则，结合本单位具体情况，制定具体实施办法。

第43条　本规则自公布之日起施行。

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( 责任编辑: 赵骏 )