事故原因：
地方政府安全管理职责划分不清
衡州大厦坐落于衡阳市珠晖区，由永兴集团下属永兴物业公司管理，按照一般属地管理原则，应该由珠晖区负责安全管理。但是，衡阳市防火委员会下文将永兴集团公司作为市重点防火单位，可又没有说明是否包括其下属企业。致使珠晖区认为该大厦已随永兴集团公司收归衡阳市管理。由于管理职责划分不明确，造成衡州大厦的安全管理脱节，没有签订相应的安全生产和治安防火责任状，安全生产和治安防火责任制不落实。
计划部门审批立项草率
衡阳市计委为了改善投资环境，简化审批手续，按照有关规定取消了投资300万元以下开发项目的预审，只进行批复立项。但是，衡阳市计委的立项手续极为草率。经办人个人接到开发商的立项申请和资料后，既不与主管科室集体研究，也不经计委领导批准，就可以以市计委的名义发出立项批复公函，甚至不用留底存档。由于项目立项是工程建设开发程序的龙头，是以后各项管理程序的前置条件，这样草率无疑留下了很大漏洞。这次事故中发现了李文革等人伪造计委立项批复公文，但是计委却提不出存档件进行核对。并且其下达年度建设投资计划的工作也很草率。
规划部门违规
衡阳市规划局负责建设开发项目的规划管理，批准发放《建设用地规划许可证》和《建设工程规划许可证》。据目前掌握的情况，市规划局给衡州大厦项目后发了《建设工程规划许可证》（副本），在发证过程中没有按照正常办公程序进行，而且发放证件上的建筑面积（8300平米）、设计单位（衡阳市勘探设计院）与经规划局“红线会审会”批准的建筑面积（5300平米）、设计单位（光大设计公司）不符，存在严重问题。市规划局对该工程未经规划擅自动工的违法行为，也没有履行执法监督职责。
房产部门违规
衡阳市房产局负责办理房屋产权登记，发放《房屋产权证》。由于该工程项目没有《建筑工程规划许可证》、《建筑工程施工许可证》，没有进行竣工验收，所以无法正常办理房屋产权登记。但是，市房管局违规让其出具《具结书》，在各种证件不全的情况下，办理了衡州大厦一层商场和部分住宅的产权登记，发放了产权证。而且，没有认真审验报批资料，未能发现该公司伪造的市计委立项批复函件等多种文件。同时，还给已经完工的现房办理“商品房预售”手续，为其绕开正常“产权登记”环节，违规出租、出售房屋提供了渠道。
建工管理部门违规
衡阳市建工局负责建筑工程施工管理，发放《建筑工程施工许可证》，并领导建筑质量监理站工作。市建工局对衡州大厦工程未履行报建手续，私自开工又没有按照有关规定令其停工，对于其没有申报建筑质量监督没有进行处罚，也没有进行工程质量跟踪监督。而且，在其工程建成后补办《建筑工程施工许可证》等手续时，没有认真审验文件资料，未能发现缺少《建设工程规划许可证》（副本）等文件和企业伪造的文件。
公安防火安全部门工作存在缺陷
除了前已提到的管理职责划分不清之外，公安防火部门对于衡州大厦的基本情况和存在的严重火险隐患不清楚、不掌握，没有采取治理措施，对企业防火人员的培训也很差。据了解，多年来衡阳市和珠晖区的公安防火部门没有到衡州大厦检查过，只有当地派出所曾经去过一次问了问治安情况